Find the future, found the way.

　　您是否曾遇到這樣的情形：手邊正忙著結案，同事又有一堆案子找你處理，桌上的電 話響個不停，待會兒又要開會……在台灣許多小型的機構裡，這樣的畫面可能常常出現。由於機構有許多的工作要處理，因此一人身兼多職司空見慣，除了例行性作 業之外，還可能身兼專案的負責人和另外一個專案的成員，或是某工作的執行者和另外一個工作的稽核者。

　　許多中、大型專案的經理人，在同一段時間之內，可能只會負責一件專案，或是少數幾件專案，同時專案經理人並不被鼓勵參加專案的細部執行工作，以免角色混淆，因此有些人認為專案成員處理事情本身，而專案經理負責管理人－－溝通會佔專案經理人百分之九十以上的時間。

　　然而小型組織並無法如此，因此如何有效的處理工作，釐清不同的角色和職責，就變得十分重要。面對繁忙的工作壓力一波接著一波不斷地襲來，利用專案管理的一些工具和觀點，也許能提供專案人員時間管理一些助益。

　　當交付的工作無法如期完成時，我們首先會考量到因素可能是「工作超量」或是「工作效率不佳」，但也可能是緣於「承諾不當」、「資源衝突」或是「突發狀況」等因素。

　　傳統的時間管理作為，會利用時間管理矩陣 (「急迫性—重要性」矩陣)來分析：

　 　BRIAN TRACY曾建議，成功者必須養成以下的習慣：每天上班一定先集中時間與精力完成「重要且急迫」的工作，接著努力多做「重要但不急迫」的活動。對「急迫但 不重要」的活動，則可採集中處理與授權他人完成等方式，至於「既不急迫也不重要」的活動，則須自我要求立刻停止。

　 　這是一個好方法，但是使用時要避免陷入一個陷阱：當工作量逐漸進入旺季，必需處理的事件大量來臨，就會不斷的迫使自己處理急迫且重要的議題，等處理完了 之後，另一個原本不這麼急迫的事件又變成非常急迫，於是陷入了恐怖的趕工惡性循環。然而，工作的效率會隨工作的時間增長而逐漸下降，並非繼續努力就能把事 情做好，於是惡夢便一再上演。另外，重要性的排列也見仁見智。

　　這四個象限的分法其實也並非絕對，有時會重疊，有時會移動，而每一象限中還能再細分成四個象限，除了排列優先順序之外，也許我們還需要考量其他的因素。

　 　對於專案經理人而言，管理專案的第一步，是確認專案範疇。換句話說，就是確認要處理什麼事情，到什麼程度，而有什麼樣的資源。首要之務則是：確定什麼要 做、什麼不要做。不清不楚的定義會帶來困擾，過多的承諾則會引發災難。學習將專案的交付內容釐清，並對不在範疇之中的事情說「不」──尤其不要陷入完美主 義的框架之中，因此，也要學著對自己說「不」。

　　接著，將專案的內容分解成許多的工作，並且將之歸類，對應到適當的資源。有些工作需要投入較長的時間，有些則需要集中精神。記得，讓每一次的工作產生效力！舉例而言，如果打電話人不在，請試著留言，確保此通電話不是完全的浪費。

　　對於需要集中精神，能產生最大績效的作業，儘可能放在一天之中最有生產力的黃金時間，如早上九至十一點。如果是經常性作業，或是零散的工作，則可集中起來統一處理。至於開會，則不要超過一個小時。

　 　當事件一一分類，排程並投入資源之後，需進行資源撫平工作。重新檢視排程是否順暢，每個工作的時間長度估計是否合理，並找出工作排程中的「要徑」 (所謂的要徑是指浮時為零的工作項目，代表任何的延後都會造成專案的延後)。當產生資源衝突時(如同時借用場地，或是當天工作量超過一定水準)，就要設法 處理，如修改時間，外包工作，投入更多資源或是尋求更有效率的執行方案。

　　有許多管理工具能夠協助我們更有效率的完成工作，諸如時間管理軟體，完善的知識管理或是檔案資料，專案支援辦公室或網際網路等等。

一個有效的建議是，每天工作不要排滿，但是每項工作的時程不保留安全時間。

　 　我們常常會不自覺的為工作保留安全時間，以至於原本可以快速做好的事情拖到急迫時才完成 (所謂的學生症瘊群)，關鍵鏈管理建議，安全時間應放在專案經理的口袋中。另一方面，因為時程排的太緊，又造成無法處理突發狀況，也沒有空暇反省檢視，或 是為未來投入準備，而陷入急迫性偏執之中。其實這也就是咱們老祖宗「急事緩辦，緩事急辦」的智慧。

　 　當事情執行的過程中，留意事件的發展，並做好風險管理。風險經常來自於事件本身，外在變化，假設和介面。事件本身的風險可以轉移 (外包給專業人員或是找尋替代方案)，外在變化可透過議題管理追蹤，假設要儘可能的驗證，對於組織人、事、物的介面，則應分類、減化，並且保持良好的溝 通。當專案完成時，留下完整的檔案和學習到的經驗，以便未來能夠參考。

　 　以上的方法，也許並無法全然適用於已經陷入的窘境，畢竟管理需要投入時間和資源，而且目前的困境也許需要經過治療、休養，然後才能再進行預防作為。面對 多專案的執行與管理，單靠一己之力，有時會有「人在江湖身不由己」之慨，需要團隊建立共識，才能夠讓伙伴們能夠盡情的發展長才。

　　別忘了：「你無法管理時間，你只能管理自己運用時間的方式。」您的工作是計時制？計件制？責任制？還是賣命制呢？答案得由您自己決定。

(原載於第三部門發展電子報)