Find the future, found the way.

　　常有伙伴問我：我們做的案子不大，三個月，一個人，二十萬，是否要使用專案管理軟體？

　　也有朋友直接認為專案管理講述的事情，適用於大型的專案，用在我們非營利組織裡的方案，像是小孩開大車一樣，不一定適用。

　　其實就定義來看，專案並沒有大小之分，然而就投入的資源和困難度而言，專案的大小的確會影響到我們使用的工具和流程。

　 　如果一個專案只有一個月，也許我們不會希望做計劃半個月，但是對於一場重要的演講或是事件行銷，就有可能會投入更多的資源進行初步的計劃。結婚就是一個 很好的例子－－其實許多的作業只是希望當天能順利圓滿罷了，因為人們相信，結婚的圓滿雖不能保證一輩子的幸福，但結婚的不圓滿卻會帶來不幸。

　　一個專案經理人，對於即將面臨的專案，必需要先做好妥善的評估，選擇適合的專案管理工具。這個動作，我們稱之為剪裁(Tailoring)。

　　有許多不同的指標可以協助我們評估，例如根據工作分解結構最底層的工作包的數量，小於二十五個就不用Project這一類的軟體，大於55個就一定要使用。每一個project檔案的工作包數以不超過300個為原則等等。

　　除了工具需要選擇，許多流程也要因應實際的需求進行必要處置，例如採購處理的簡化或是品質處理流程的設定等等。

　　然而小專案是否需要使用專案管理的手法，這是另一個有趣的問題。一般而言，對於小型的專案有以下的建議：

一、一般性的專案管理技巧仍然適用

　　例如，介面會產生風險，因此有效的管理介面有助於管理成本和風險的降低。如果有六件事情要處理，可以把相關的事情放在一起，變成三個項目，如此一來，就更容易管理。例如：

　　尾牙工作項目：尾牙、禮品、表揚、邀請、接送、佈置
群組化後項目：典禮組(表揚、禮品)、餐廳組(尾牙、佈置)、迎賓組(邀請、接送)
也可以分成：活動組(表揚、禮品、佈置)、尾牙組(尾牙、邀請、接送)

二、小型專案是磨練的好機會

　 　看一個人有沒有經驗，重點在於對細節的處理和臨危的表現。這也就是所謂「細節是魔鬼」的道理。就像是一場六十個人的研討會，準備午餐其實是很簡單的事 情，也許訂六十個便當就可以。然而，是否有忌口(如吃素，忌吃牛肉、海鮮等)，有無特殊習慣(如出家法師過午不食)，用餐的地點是否適合(如戶外是否有風 雨，場內如何保持乾淨)，領取便當的動線、廚餘的處理等等，都是管理者要處理的事情，而不僅僅是吃飯時間是否延後、口味好不好吃等等。

　　由此可知，原來吃便當也有許多的學問。我記得有一次舉辦研討會，中午準備了豐富的餐盒(上級交代要讓大家吃得飽)，可是卻看到許多女性與會貴賓硬撐著把飯盒吃完－－原來她們因為宗教信仰的關係，認為沒吃完下輩子會投胎變成豬，結果造成不必要的精神壓力和身體負擔！

　　後來學乖了，為什麼飯盒不能用組合式的呢？提供一些餐點讓食量大的人自行補充，剩下來的餐點也可以讓遠道的貴賓帶回去，不致於形成浪費。

三、小型專案是累積大型專案的基礎

　　一場大型研討會，有許多的細節和工作，而這些工作可能在過去的小型專案中已經建立好相關的範本，紀錄了和廠商合作的方法以及風險處理的經驗，如果在小型專案中曾經留下完整的檔案，就可以直接使用或參考。

　　由是觀之，小型專案就像是踏腳石一樣，能夠協助其他的專案更容易更順利的完成。

　　其實每一個專案都可以留下寶貴的經驗學習，讓未來組織或是組織的伙伴，能夠更上一層樓，而專案的紀錄更是組織知識管理和執行力的核心之一。

四、小型專案也是創新的好機會

　　因為組織對小型專案失敗的容忍度較高，因此透過小型專案的執行，可以促進創新的發展。而專案管理的過程正是重要的紀錄，可以協助未來複製成功的經驗，或避免失敗的再度發生。

　　當然，並非所有的小型專案都得要使用專案管理的方法才能執行。重點是管理的本身是促成對的事情做對，而不是為了管理而管理。

　　就一個佛教徒而言，佛法是由此岸到彼岸的方法論，重點是到彼岸，而不該陷入方法本身，反而忘了真正的目的－－這也正是佛教著名的《筏喻》。然而，在還沒有到彼岸之前，千萬別輕易地丟了筏，讓自己沈沒在苦海之中，這一點也是不可忽略的。