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專案管理的熱潮方興未艾，更有人預測專案管理證照會超越MBA成為下一世代的職場新 寵，許多非營利組織的伙伴想要學習專案管理，又礙於課程昂貴門檻太高，舉例多是企業範例不易吸收，回到組織之後難以運用，加上個人生涯規劃與環境時不我 予，有許多障礙橫逆在前，因此打退堂鼓。

本文將簡介目前流行的專案管理工具和方法，和如何在非營利組織中運用。

在理解專案管理之前，先要知道專案和專案管理究竟是什麼。

一、前專案與專案管理

所謂的專案，依照美國專案管理學會(PMI)在第三版的專案管理知識體系指南(PMBOK第三版)中所述，是指「為創造獨特產品、服務或成果而進行的一次性努力。」由這個定義我們可發現，所謂的專案有以下的特色：

• 有始有終(一次性或暫時性)
• 獨特的產品或服務

另外，專案也包括了資源限制、人員投入和風險等等其他的要素。

而泛觀我們週遭可稱為專案的工作，像是年終大掃除、接政府的標案或是企業輔助案、志工培訓、員工旅遊等等，都可視為一個專案。

在 PMBOK的定義中，專案管理則是指「將知識、技能、工具與技術運用於各項專案活動之中，以滿足專案的要求。」因此，專案管理可分為哲學邏輯、流程和工具 幾個層面。我們所運用的專案管理軟體，其實只是工具的一部份，如果管理者或是使用者並不了解專案管理的哲學邏輯和流程順序，那麼這些工具將無法發揮最好的 效益。

我們可以用一個公式來表達組織經營的競爭力，並看出專案管理所扮演的角色，亦即組織持續競爭優勢=[策略管理+專案管理] 持續改善X 能力成熟度
策略管理代表目標，做對的事情，而專案管理代表執行力，把事情做對。

大致上，專案管理應用較廣泛的主要領域，包括技術複雜，競爭激烈的高科技產業、預算龐大的工程產業和依案主需求不同而立案的行銷廣告業。事實上，非營利組織也是一直在從事專案管理的事業。

二、非營利組織與專案管理

然而，專案管理對於一個組織而言，有什麼重要性呢？非營利組織是否需要專案管理呢？或者換個角度說，專案管理能提供非營利組織什麼樣的幫助呢？

在現今的競爭環境中，有兩個非常重要的趨勢。一是為了保持核心競爭力，把其他的事項委外經營；二是產品與市場週期輪替迅速，許多工作是一次性且具有嚴苛的時間壓力。對於非營利組織而言，同樣的狀況也正在發生，這也是專案管理之所以愈益受重視的原因之一。

其實許多非營利組織的工作都是專案形式，伙伴們也都不斷的在管理專案，因此專案管理的知識體系和技能，對非營利組織的伙伴來說，是有幫助的。然而，照章全收也並非就一定是好事，如何有效的應用這些工具，是需要細細的思量。

專案管理的MP3

任 何一個專案，可能是另一大型方案的一部份，而許多的方案都是依循著組織的政策來安排。而這些政策的製訂，則是為了達成組織存在的使命而設置。也因此，為了 完成使命而製訂政策，並依此設定目標，分配資源，在一系列的大型方案中，分為較小的專案，次第的讓專案人員能夠逐一實踐，最後，再一一檢視專案或是方案是 否能夠符合組織的使命和目標，這是一般組織的營運模式。
我們可以用MP3來表示這個關係：

Mission>Policy>Program>Project

如果專案的成果偏離組織使命，或違反政策，或是造成資源衝突，專案就會面臨中止的命運。事實上專案中止不一定表示專案的失敗，最有名的例子之一，就是微軟公司為了開發網際網路瀏覽器(IE)，而中止了八百個人的專案，全力投入開發，事後證明這是一個明智之舉。

因此，是否要接受與組織使命無關的專案，則是需要仔細考量。

三、專案管理的核心概念

那麼，專案管理的核心概念又是什麼呢？簡單的說，專案管理是目標管理、流程管理、風險與資源管理的總合。依照筆者的經驗，目前PMI所提供的專案管理概念，可以略述如下：

以事情為主開展出工作項目

首先，管理專案的第一件要務是確認範疇，也就是要先知道要做什麼(What)，和為什麼要做(Why)，之後才是找人(Who)和方法(How)。有時我們會忘記了專案想要達成的目的，而使得專案背離了初衷。

將要做的事情轉化成要輸出的交付物(產品或是服務)，然後再依著這些產出做分解，以確認為了達成這些產出，所要進行的所有必要的工作，也就是工作分解結構(WBS)。

依照限制、資源與風險妥善安排計劃實施的程序

一旦工作分解結構和活動清單做好，就能更進一步的評估所需的資源、時間和風險。規劃投入的資源，排列工作流程和時間表，評估風險並提出因應，然後編列預算和現金流量表。 在這個階段，有許多的管理工具可以協助我們規劃和管理。

落實計劃於執行中

有了好的計劃，也要有好的執行，才能化計劃為現實。雖然計劃會花費較多的時間，看似成本效益不高，但是如果有了好的計劃，就能減之後所花費的檢測成本和失敗成本，其實反而更有效益。

按照計劃實施是此階段的重心，此外，任何的專案都需經過「人」來實施，因此，如何建立團隊，有效授權，充份溝通，激勵士氣等等，都是重要的任務。

有效的控管與監督

所謂計劃趕不上變化，執行的過程需要經過控管，以確保專案可以成功。在這兒管理的重點是例外管理，控管的結果可能會修改計劃，改善施作過程，或是進入結案程序。

完整的文件管制及交付過程

專案文件是組織知識管理的重要依據，也是溝通的主要工具之一。透過文件的管理，能更有效的確保資訊流通和保存。另外，將專案的交付物提供給專案服務的對象，則是專決定案成敗的重點，如何如期、如質、如預算的將產品送給顧客，以達到顧客滿意，是每一個專案管理人的責任。

總而言之，專案管理過程需要具有完整性、獨特性和一致性。專案管理人員就像是鋼索上的表演者一樣，不斷的在資源與風險的拉拒中求取平衡，以由此岸達到彼岸。老練的專案經理，能在還沒有踏上鋼索之前，就可以評估走過的可能性。

四、非營利組織導入專案管理的幾個問題

非營利組織導入專案管理的過程中，可能會遇到許多的問題，以下幾點是筆者認為較重要的問題：

人與事的衝突

非營利組織服務的對象，經常是在人的身上，無論是社會福利的關懷、弱勢團體的服務、環境資源的保護或是人們觀念的改變。也因此，有時不易把服務變成易於管理的交付物。

原本就存在諸如一人身兼多種角色的問題，在導入專案管理之後，或許會有釐清的功用，但同時也會產生新的衝突。

管理知能建置

傳統認為非營利組織是在做好事，只要是做好事就可以了，因此也造成管理上的困擾。如果把企業或是政府的管理概念運用在非營利組織裡，諸如績效評量或是目標管理，也常常造成反彈。

事實上服務不只是需要熱誠，還需要專業，小自個人，大至國家社會，都需要有效的管理，而無論是在哪個領域之中。因此如何有效的建置非非營利組織的管理知能，是更重要的基礎。依照彼德杜拉克的建議，企業反而應該要和非營利組織取經。

資源嚴重吃緊

除了財力和人力以外，非營利組織常在資源不足下奮勇搏鬥。諸如時間、法令的不足，社會風氣乃至於既得利益者的壓迫等等。為了實踐使命，一邊做事一邊找資源是習以為常的，這和有了預算才做專案的情形有很大的不同。

當然，導入專案管理的本身需要花費許多心力，這對非營利組織的伙伴而言，也會造成許多的壓力。

評估指標不清

管理需要評估，以便監督和控制。然而非營利組織的服務中，有許多並不容易製作評估指標，在控制上自然降低了效率和效能。如何訂定合適的指標是一門大學問，也是需要克服的難題。

流程方法不明

非營利組織有許多服務是充滿挑戰的，也許過去的方法和流程都無法適用，也因此有很高的不確定性和風險。這也是導入專案管理的挑戰之一。

五、結語

專案管理其實也是一種變革管理，更是執行力的展現。除了管理方法和工具之外，更重要的是管理的概念和哲學。以專案管理的觀念推廣業務，對於非營利組織的伙伴而言，確實有所助益，但是如何剪裁這些工具以符合不同組織的實際需求，則需要更進一步努力。

筆者自學習專案管理之後，回想起過去參與的專案(如CBETA大正藏電子化計劃)，發現了許多自己不足的地方，如果在擁有這些工具和觀念之後再參與，相信會有很大的幫助。

事實上除了美國PMI所提供的專案管理知識體系之外，還有其他的專案管理概念，可以提供我們參考，諸如CMMI、Prince2、ITIL、P2M等等，所有專案管理的知識也正在發展中，也許未來會有一套專屬於非營利組織伙伴的專案管理知識體系吧！

(本文為搞笑寶寶所作，原載於風城法音季刊)