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最近有許多朋友問我有關「在NGO/NPO內導入專案管理」以及「考取PMP/CPMP證照」的相關事宜。

針對非營利組織導入專案管理的部份，另外詳談，此處先就非營利組織從業人員是否要考取專案管理相關證照這件事情，談一下個人的想法供大家參考。

首先，如果專案管理知能是在NPO/NGO中必備的本職學能，那麼，取得證照是實際踐履之後必然的結果。不過，這裡指的專案管理知能，是否就是PMP認證所要求的知能，則是「是否要考證照」的最大問題點。

如果PMBOK(PMP考試約百分之六十的題目由此出)中的知識遠多於我們所要使用的，則為了準備考試會帶來身心「莫大的痛苦」，而就算考到證照，在台灣的NPO環境中，也不一定能反映出這個證照的「價值」。因此，我會給NPO服務的伙伴們以下的建議：

一、請先盤點需求。

　 　這裡指的需求是工作上的需求和個人職涯規劃。就工作需求分析，如果我們常常執行專案，或以任何形式、角色參與專案運作，那麼專案管理的知能就是必需的。 另一方面，如果就職涯規劃來看，未來希望能承接更多專案，負擔更大的責任，或是希望進入別的領域，或是由專業職轉換到管理職，則專案管理的知能需要建立， 並可進一步評量是否要考取證照。

二、學習計劃。

　　學習需要有計劃，如果要考證照更是如此。什麼時候有空檔，要準備多少的資源，如何一步一步學習或取得證照，把這些做基礎的規劃。如果只想學習專案管理知識，而不準備考取證照，就不要強迫自己，因為準備考試也是件蠻累的事情，如果又碰到工作的旺季，只會帶來更大的痛苦。

三、課程選擇。

　 　如果要考PMP，則有三個要項。第一，有足夠的專案理經騙；第二、受過相關的訓練(35PDUs)；第三、通過考試。取得PDUs有許多方法，如果您英 文不錯，建議可以直接上網尋找國外的網路課程，花費約一兩萬新台幣，即可取得35個PDU，並可在一定時間內（如一年內）重覆聽講。國內的實體課程也有許 多品質不錯，有些單位還提供補助，像科學園區輔助的課程只要八千元即可。如果不是要考PMP，則可考慮不要給自己這麼大的壓力。

四、資源準備。

　　如果要考PMP，除了時間和精神的投入之外，金錢的投入也不少，如考試US$555加上課，是筆不小的開銷。其實時間有時是更難籌集的資源，如果遇到公事忙碌，想要再接再厲就不太容易。

五、逐步實踐。

　　想要畢其功於一役，除了努力投入之外，還得碰碰運氣。一步一步分階段的學習，比較能確實掌握。再加上一邊工作一邊學習，原本就是件投資蠻大的事情，除了體力和經濟負擔之外，也可能會減少陪伴家人朋友的時間。紀律在此是件很重要的事情。

六、定期稽核。

　　既然要學，就要負責任。一定的時程之內，要達到某個標準。例如讀完某本書，上完某個課程等等。

以 上六點，提供大家做參考。基本上我無法回答PMP認證有沒有用這個問題，這個問題的答案會根據個人的「生涯規劃」和「職涯規劃」的不同而有所差異。目前台 灣的NPO環境中，真的會用到PMP等級知識的單位，畢竟是不多的。如果以投資的觀點，PMP似乎比拿一個MBA好得多。諸如會議管理(CMP)、活動管 理等等，多多少少會運用到專案管理的知識，那麼取得PMP也許是個好主意。

註：在PMI的觀點中，PMP所反應的是管理專案的專業能力，和專案範疇內的專業能力有所不同。學會了專案管理的邏輯、精神和工具，理論上對任何種類的專案都有所助益。

專案管理的熱潮方興未艾，更有人預測專案管理證照會超越MBA成為下一世代的職場新 寵，許多非營利組織的伙伴想要學習專案管理，又礙於課程昂貴門檻太高，舉例多是企業範例不易吸收，回到組織之後難以運用，加上個人生涯規劃與環境時不我 予，有許多障礙橫逆在前，因此打退堂鼓。

本文將簡介目前流行的專案管理工具和方法，和如何在非營利組織中運用。

在理解專案管理之前，先要知道專案和專案管理究竟是什麼。

一、前專案與專案管理

所謂的專案，依照美國專案管理學會(PMI)在第三版的專案管理知識體系指南(PMBOK第三版)中所述，是指「為創造獨特產品、服務或成果而進行的一次性努力。」由這個定義我們可發現，所謂的專案有以下的特色：

• 有始有終(一次性或暫時性)
• 獨特的產品或服務

另外，專案也包括了資源限制、人員投入和風險等等其他的要素。

而泛觀我們週遭可稱為專案的工作，像是年終大掃除、接政府的標案或是企業輔助案、志工培訓、員工旅遊等等，都可視為一個專案。

在 PMBOK的定義中，專案管理則是指「將知識、技能、工具與技術運用於各項專案活動之中，以滿足專案的要求。」因此，專案管理可分為哲學邏輯、流程和工具 幾個層面。我們所運用的專案管理軟體，其實只是工具的一部份，如果管理者或是使用者並不了解專案管理的哲學邏輯和流程順序，那麼這些工具將無法發揮最好的 效益。

我們可以用一個公式來表達組織經營的競爭力，並看出專案管理所扮演的角色，亦即組織持續競爭優勢=[策略管理+專案管理] 持續改善X 能力成熟度
策略管理代表目標，做對的事情，而專案管理代表執行力，把事情做對。

大致上，專案管理應用較廣泛的主要領域，包括技術複雜，競爭激烈的高科技產業、預算龐大的工程產業和依案主需求不同而立案的行銷廣告業。事實上，非營利組織也是一直在從事專案管理的事業。

二、非營利組織與專案管理

然而，專案管理對於一個組織而言，有什麼重要性呢？非營利組織是否需要專案管理呢？或者換個角度說，專案管理能提供非營利組織什麼樣的幫助呢？

在現今的競爭環境中，有兩個非常重要的趨勢。一是為了保持核心競爭力，把其他的事項委外經營；二是產品與市場週期輪替迅速，許多工作是一次性且具有嚴苛的時間壓力。對於非營利組織而言，同樣的狀況也正在發生，這也是專案管理之所以愈益受重視的原因之一。

其實許多非營利組織的工作都是專案形式，伙伴們也都不斷的在管理專案，因此專案管理的知識體系和技能，對非營利組織的伙伴來說，是有幫助的。然而，照章全收也並非就一定是好事，如何有效的應用這些工具，是需要細細的思量。

專案管理的MP3

任 何一個專案，可能是另一大型方案的一部份，而許多的方案都是依循著組織的政策來安排。而這些政策的製訂，則是為了達成組織存在的使命而設置。也因此，為了 完成使命而製訂政策，並依此設定目標，分配資源，在一系列的大型方案中，分為較小的專案，次第的讓專案人員能夠逐一實踐，最後，再一一檢視專案或是方案是 否能夠符合組織的使命和目標，這是一般組織的營運模式。
我們可以用MP3來表示這個關係：

Mission>Policy>Program>Project

如果專案的成果偏離組織使命，或違反政策，或是造成資源衝突，專案就會面臨中止的命運。事實上專案中止不一定表示專案的失敗，最有名的例子之一，就是微軟公司為了開發網際網路瀏覽器(IE)，而中止了八百個人的專案，全力投入開發，事後證明這是一個明智之舉。

因此，是否要接受與組織使命無關的專案，則是需要仔細考量。

三、專案管理的核心概念

那麼，專案管理的核心概念又是什麼呢？簡單的說，專案管理是目標管理、流程管理、風險與資源管理的總合。依照筆者的經驗，目前PMI所提供的專案管理概念，可以略述如下：

以事情為主開展出工作項目

首先，管理專案的第一件要務是確認範疇，也就是要先知道要做什麼(What)，和為什麼要做(Why)，之後才是找人(Who)和方法(How)。有時我們會忘記了專案想要達成的目的，而使得專案背離了初衷。

將要做的事情轉化成要輸出的交付物(產品或是服務)，然後再依著這些產出做分解，以確認為了達成這些產出，所要進行的所有必要的工作，也就是工作分解結構(WBS)。

依照限制、資源與風險妥善安排計劃實施的程序

一旦工作分解結構和活動清單做好，就能更進一步的評估所需的資源、時間和風險。規劃投入的資源，排列工作流程和時間表，評估風險並提出因應，然後編列預算和現金流量表。 在這個階段，有許多的管理工具可以協助我們規劃和管理。

落實計劃於執行中

有了好的計劃，也要有好的執行，才能化計劃為現實。雖然計劃會花費較多的時間，看似成本效益不高，但是如果有了好的計劃，就能減之後所花費的檢測成本和失敗成本，其實反而更有效益。

按照計劃實施是此階段的重心，此外，任何的專案都需經過「人」來實施，因此，如何建立團隊，有效授權，充份溝通，激勵士氣等等，都是重要的任務。

有效的控管與監督

所謂計劃趕不上變化，執行的過程需要經過控管，以確保專案可以成功。在這兒管理的重點是例外管理，控管的結果可能會修改計劃，改善施作過程，或是進入結案程序。

完整的文件管制及交付過程

專案文件是組織知識管理的重要依據，也是溝通的主要工具之一。透過文件的管理，能更有效的確保資訊流通和保存。另外，將專案的交付物提供給專案服務的對象，則是專決定案成敗的重點，如何如期、如質、如預算的將產品送給顧客，以達到顧客滿意，是每一個專案管理人的責任。

總而言之，專案管理過程需要具有完整性、獨特性和一致性。專案管理人員就像是鋼索上的表演者一樣，不斷的在資源與風險的拉拒中求取平衡，以由此岸達到彼岸。老練的專案經理，能在還沒有踏上鋼索之前，就可以評估走過的可能性。

四、非營利組織導入專案管理的幾個問題

非營利組織導入專案管理的過程中，可能會遇到許多的問題，以下幾點是筆者認為較重要的問題：

人與事的衝突

非營利組織服務的對象，經常是在人的身上，無論是社會福利的關懷、弱勢團體的服務、環境資源的保護或是人們觀念的改變。也因此，有時不易把服務變成易於管理的交付物。

原本就存在諸如一人身兼多種角色的問題，在導入專案管理之後，或許會有釐清的功用，但同時也會產生新的衝突。

管理知能建置

傳統認為非營利組織是在做好事，只要是做好事就可以了，因此也造成管理上的困擾。如果把企業或是政府的管理概念運用在非營利組織裡，諸如績效評量或是目標管理，也常常造成反彈。

事實上服務不只是需要熱誠，還需要專業，小自個人，大至國家社會，都需要有效的管理，而無論是在哪個領域之中。因此如何有效的建置非非營利組織的管理知能，是更重要的基礎。依照彼德杜拉克的建議，企業反而應該要和非營利組織取經。

資源嚴重吃緊

除了財力和人力以外，非營利組織常在資源不足下奮勇搏鬥。諸如時間、法令的不足，社會風氣乃至於既得利益者的壓迫等等。為了實踐使命，一邊做事一邊找資源是習以為常的，這和有了預算才做專案的情形有很大的不同。

當然，導入專案管理的本身需要花費許多心力，這對非營利組織的伙伴而言，也會造成許多的壓力。

評估指標不清

管理需要評估，以便監督和控制。然而非營利組織的服務中，有許多並不容易製作評估指標，在控制上自然降低了效率和效能。如何訂定合適的指標是一門大學問，也是需要克服的難題。

流程方法不明

非營利組織有許多服務是充滿挑戰的，也許過去的方法和流程都無法適用，也因此有很高的不確定性和風險。這也是導入專案管理的挑戰之一。

五、結語

專案管理其實也是一種變革管理，更是執行力的展現。除了管理方法和工具之外，更重要的是管理的概念和哲學。以專案管理的觀念推廣業務，對於非營利組織的伙伴而言，確實有所助益，但是如何剪裁這些工具以符合不同組織的實際需求，則需要更進一步努力。

筆者自學習專案管理之後，回想起過去參與的專案(如CBETA大正藏電子化計劃)，發現了許多自己不足的地方，如果在擁有這些工具和觀念之後再參與，相信會有很大的幫助。

事實上除了美國PMI所提供的專案管理知識體系之外，還有其他的專案管理概念，可以提供我們參考，諸如CMMI、Prince2、ITIL、P2M等等，所有專案管理的知識也正在發展中，也許未來會有一套專屬於非營利組織伙伴的專案管理知識體系吧！

(本文為搞笑寶寶所作，原載於風城法音季刊)